Регламент по разовым услугам

/// Разовые услуги: Уведомление в РКН, Документы по персональным данным, Договоры, оферты, ответ на досудебку и т.д. Это рутина по документам и все остальные услуги, кроме: абонентки, товарных знаков, лицензии.

1 ЦИКЛ: ПЕРВИЧНЫЕ ДЕЙСТВИЯ

1 этап. Продажа.

1.1. Руководитель продает в переписке или в зум клиенту юридические услуги. (отв. Руководитель)

Формирует предложение оффер/КП (КП - коммерческое предложение) о составе услуг, стоимости, способах оплаты, срокам.
Именно из коммерческого предложения и оффера Руководителя клиенту и будут состоять услуги из которого юрист отталкивается при работе с клиентом.

📝 Регламент продающей переписки →

1.2. Передача материалов юристу и в чат. (отв. Руководитель)

После успешной продажи Руководитель передает материалы юристу в чат "Входящие клиенты":

— Запрос клиента и данные, которые клиент предоставил в процессе продажи;
— КП коммерческое предложение: где указаны сроки, что конкретно должно быть оказано клиенту ИЛИ объем услуг, сроки оказания услуг, договоренности с клиентом.
— Запись зум, если есть.
— Была ли оплата и нужен ли договор.(если договор не нужен пропускаем 4 этап)

Комментарий: В этом чате переписка по этому клиенту и вопросы ведутся под тредом в канале(чате), чтобы сохранялась переписка по этому клиенте под постом.

Шаблон сообщения для руководителя:

Наименование клиента: (полное наименование или кличка клиента по входу) Услуги: перечислить все услуги Срок: написать срок по услуге, если отталкиваемся от брифа, то написать от и по каждой услуге Комментарии по клиенту: Что донесли, что сказали, дополнительные вводные для юриста Вложения: Если есть запись или есть КП, то вставить КП

Канал: 👤 Входящие клиенты → ✉️ Юридический чат. Обсуждение клиентов и задач →

2 этап. Создание чата

(в течении 1-2 часа)

2.1. Создание чата с клиентом, юристу и командой. (отв. Руководитель)

Руководитель создает чат с юристом, клиентом и его командой. Делает доступ юристу в качестве администратора. (в течении 1 часа).

2.2. Отправка сообщения в чат. (отв. Руководитель)

Руководитель дублирует в чат КП и процесс работы и договоренности и знакомит с ответственным юристом.

ШАБЛОН ТЕКСТА

Без договора

Добрый день еще раз всем!
В этом чате будем вести всю рабочую коммуникацию по юридическим задачам.
С нашей стороны к работе подключается @_____ — юрист компании, который будет сопровождать процесс вместе со мной.
В течении 24 часов/ Завтра направим/Сегодня в ближайшее время направим бриф для заполнения, после чего перейдем к следующему этапу.
Сюда же будем дублировать ключевые документы и фиксировать этапы работы, чтобы всё было в одном месте.
План работы/услуги – (вставить КП)
Мы на связи по рабочим дням с 10:00 до 18:00 (Мск) пн-пт.
Если по ходу будут возникать вопросы — пишите прямо в этот чат, мы оперативно ответим.

С договором

Добрый день еще раз всем!
В этом чате будем вести всю рабочую коммуникацию по задачам проекта.
Я также на связи здесь, а с нашей стороны к работе подключается @_____ — юрист компании, который будет сопровождать процесс вместе со мной.
Сегодня в ближайшее время направим бриф для заполнения, после чего перейдем к следующему этапу.
Сюда же будем дублировать ключевые документы и фиксировать этапы работы, чтобы всё было в одном месте.
План работы – (вставить КП)
❗️Также прошу вас направить реквизиты и необходимые данные для заключения договора, чтобы мы могли оформить договор и счет.
Какие данные необходимы для заключения договора - открыть
Если по ходу будут возникать вопросы — пишите прямо в этот чат, мы оперативно ответим.

3 этап. Создание карточки клиента и папки клиента

(в течении 1-2 часа)

3.1. Юрист создает карточку клиента (отв. Юрист)

Юрист создает карточку клиента в Тильда СРМ сразу же под клиента и запрос услуги.

Наименование карточки должно содержать:

-- Организационно-правовую форму ФИО
-- Услуга: уведомление в РКН, Документы по ПД, Юридическая упаковка, Аудит и т.д.

Важно! Если неизвестны какие-то данные, то оставляет их пока не заполненными. Но в процессе оказания услуг Юрист должен поддерживать карточку актуально.

📊 Регламент по работе с СРМ → 🔗 Открыть СРМ →

3.2. Юрист создает отдельную папку клиенту (отв. Юрист)

Юрист создает отдельную папку клиенту "ИП ФИО". Важно отдельную папку под запрос руководителя.

📁 Папка клиентов по разовым услугам →

В папке должны быть по итогу:

— Бриф - вопросов
— Договор (если есть договоренность)
— КП (коммерческое предложение)
— Сами документы по услугам
— Текстовый анализ ситуации (если был)
— Входящие документы направленные клиентом в чате

ВАЖНО! После оказания услуг, юрист перемещает его в месяц, в который закончили работу.

4 этап. Брифинг (в течении 2-4 часа)

4.1. Подготовка и отправка брифа-вопросов (отв. Юрист)

Юрист при каждой работе должен в течении 2-4х часов направить бриф, если иное не согласовано в переписке.

📋 Брифинг Уведомление в РКН → 📋 Брифинг Документы по ПД → 📋 Брифинг Публичная оферта → 📋 Брифинг Продюсерский договор → 📋 Брифинг Трансграничное уведомление в РКН → 📋 Брифинг договора на команду → 📋 Брифинг договор услуг специалистам → 📋 Брифинг Регистрация РКН канала →

Важно! Если ситуация у клиента иная или бриф не учитывает все нюансы, юрист самостоятельно адаптирует бриф.

Шаблон запроса брифа №1:

Текст шаблона:

Добрый день, _____! Для качественной работы по услуге нам понадобится информация. Чтобы ничего не упустить, подготовили для вас удобный бриф: 🔗 Ссылка на бриф ____(услуга) – ______ Если какой-то вопрос поставит в тупик — смело пишите в чат, мы тут же подскажем. Если оперативно не ответим, ставьте прочерк в сложных полях, разберем их позже в диалоге. Как заполните, дайте знать — мы сразу возьмем данные в работу.

Шаблон запроса брифа №2:

Текст шаблона:

Добрый день, ___! Направляем вам бриф (анкету вопросов для составление документов). 🔗 Ссылка на бриф ____(услуга) – ______ Как заполните, дайте знать — мы сразу возьмем данные в работу и начнем анализ.

4.2. Контроль заполнение брифа. (отв. Юрист)

Шаблон уточнения статуса по брифу:

Шаблон сообщения №1

Текст шаблона:

Добрый день, _____! Заглянула напомнить про бриф(анкету вопросов), чтобы мы приступили к работе. Если сейчас нет возможности его заполнить — ничего страшного. Напишите, пожалуйста, когда планируете к нему приступить? Мы зафиксируем этот срок у себя и не будем беспокоить вас до этого времени. Ссылка для удобства, где направили бриф: [ссылка]

Шаблон сообщения №2

Текст шаблона:

Добрый день, ___! Напоминаю про заполнение брифа(анкеты вопросов). Если по какому-то из пунктов возникли вопросы или сложности — напишите, я обязательно помогу и сориентирую. Если сейчас совсем нет свободного времени — всё в порядке, мы не торопим процесс. Подскажите, пожалуйста, на какое время вам удобно запланировать его заполнение? Ссылка на сообщение с брифом: [ссылка]

2 ЦИКЛ: ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КЛИЕНТОМ И ОКАЗАНИЕ УСЛУГ

РАБОТУ НЕ НАЧИНАЕМ, ПОКА НЕ ОПЛАТЯТ!!!!!

5 этап. Работа по услугам.

5.1. Отписаться клиенту по получению брифа. (отв. Юрист)

Всегда клиенту мы отписываемся, что получили данные и начинаем работу и анализ.

Текст сообщения:

Добрый день! Спасибо за заполнение, в работу взяли. Начинаем анализ и работу, если возникнут вопросы, мы обязательно напишем и уточним.

5.2. Качественное оказание услуг. Стандарты. (отв. Юрист)

Как именно оказываем услуги и стандарты качества установлены следующими регламентами:

Обязательно ориентируемся на них.

📄 Уведомления в РКН → 📄 Публичная оферта → 📄 Трансграничное уведомление → 📄 Договор услуг специалистам → 📄 Документы по ПД → 📄 Продюсерский договор → 📄 Договор на команду → 📄 Регистрация РКН канала →

5.3. Направление готового документа. (отв. Юрист)

Шаблон сообщения:

Добрый день, ___! Подготовили для Вас документ(ы) по ____ [написать услуги] 🔗 Ссылка на ___ — 🔗 Ссылка на ___ — Ознакомьтесь, пожалуйста, с документами и если возникнут вопросы или потребуются корректировки, пишите — мы на связи и оперативно внесем правки.

5.7. Уточнение по правкам клиента. (отв. Юрист)

Текст шаблона:

Подскажите, пожалуйста, удалось ли вам изучить документ в полном объеме? Мне бы хотелось собрать все ваши вопросы и замечания в один список, чтобы я могла проработать их комплексно и предоставить ответы по всем пунктам разом. Это поможет нам сэкономить время и быстрее прийти к финалу🙌🏻

5.8. Внесения правок (отв. Юрист)

Как только вы договорились о правках финализируйте, что именно правите:

Шаблон:

Принято, всё зафиксировала и уже взяла в работу! Постараюсь подготовить финальную версию как можно скорее. Вернусь к вам завтра в первой половине дня с итоговым результатом, учитывающим все наши правки. Хорошего вечера!

ВАЖНО: Сами выбираете формат правки, главный критерий — понятность для клиента.

5.9. Направления документа с правками (отв. Юрист)

Шаблон сообщения:

Добрый день, ____! Мы проработали все пункты из нашего последнего обсуждения. Ознакомьтесь, пожалуйста, с обновленной версией. 🔗 Ссылка на ____ - 🔗 Ссылка на ____ - Если возникнут дополнительные вопросы или уточнения — пишите в чат единым списком или оставляйте комментарии прямо в тексте документа.

3 ЦИКЛ: ПОСЛЕ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧИ/УСЛУГ

6 этап. Закрытие клиента в карточке (отв. Юрист)

6.1. Проверяем все карточки клиента по статусам и передаем задачу в завершено. (отв. Юрист)

Юрист должен заполнить каждое поле в СРМ, если чего-то не хватает — до заполнить или запросить у Руководителя.

6.2. Запрос ОС клиенту: (отв. Юрист)

Юрист пишет после оказания услуг до 7 календарных дней:

Шаблон сообщения:

Добрый день, ___! Подскажите, пожалуйста, всё ли вам понравилось в процессе? Буду благодарна за пару предложений обратной связи о нашей работе. Если удобно, можно оставить отзыв по ссылке [https://eleonora-pravo.ru/os] или просто написать здесь — я буду очень рада обратной связи!

ОС по регламенту →

Если вы что-то нашли, что можно исправить или хотите что-то поменять, улучшить — оставьте в форме ОС